Zentralschweiz · M365 Automatisierung

Ein manueller Prozess. In drei Monaten sauber in Microsoft 365.

Materialanträge, Bestellungen, Freigaben, Onboarding-Checklisten, was bei Ihnen heute über Excel und E-Mail läuft, läuft danach in Teams, SharePoint und Forms. Kein Grossprojekt. Ein klarer Pilot.

30 Minuten, kostenlos vor Ort oder online Antwort innert 2 Werktagen
LIVE IN M365
Microsoft Forms verbunden
Materialantrag
Bürostuhl ergonomisch
1
4200 — Büro
Optional, max. 300 Zeichen
Antrag senden
Teams · Genehmigungen automatisch zugewiesen
ANTRAG #2026-0142 · vor 12 Sek.
Bürostuhl ergonomisch, 1 Stück
AntragstellerL. Imhof, Buchhaltung
Kostenstelle4200 — Büro
VoraussichtlichCHF 380.–
Genehmigen
Ablehnen
Genehmigt · SharePoint-Eintrag aktualisiert
Dipl. Wirtschaftsinformatiker HF 15+ Jahre IT-Praxis in der Schweiz Hauptberuf: System Engineer in einer Schweizer Organisation Sitz Kriens, Luzern
Erkennen Sie sich?

Wenn einer dieser Sätze auf Ihren Betrieb passt, lohnt sich ein Gespräch.

Wir schicken Anträge per E-Mail und kopieren die Antworten in eine Excel-Liste.
Klassischer Materialantrag-Fall
Eine Person weiss, wo die aktuelle Version der Datei liegt. Und ist diese Woche im Urlaub.
Single-Point-of-Failure
Bei einem Audit oder Personalwechsel beginnt das Suchen jedes Mal von vorne.
Keine Audit-Spur
Vorher / Nachher

Vom E-Mail-Chaos zum strukturierten Antrag, am Beispiel.

Ein typischer Ablauf in vielen Schweizer KMU. Mit Microsoft Forms, SharePoint, Power Automate und Teams lässt er sich aus den vorhandenen Lizenzen heraus schlanker abbilden.

Heute

Materialanträge per E-Mail

  • Antrag formlos per E-Mail an die Vorgesetzte
  • Genehmigung mit „ja bitte" als Antwort
  • Bestellung manuell, jedes Mal anders
  • Kein Überblick über offene Anträge
  • Bei Audits oder Personalwechsel beginnt das Suchen
~6h
pro Woche, Buchhaltung
0
strukturierte Audit-Spur
Mit Klartakt

Strukturiert in Microsoft 365

  • Antrag über Microsoft Forms, mobil oder am PC
  • Eintrag landet in SharePoint-Liste
  • Genehmigung in Teams mit einem Klick
  • Status, Kommentar und Audit-Spur automatisch
  • Jährliche Auswertung ohne Mehraufwand
~30min
pro Woche, Buchhaltung
100%
Anträge mit Audit-Spur
Vorgehen

Vier Schritte. Drei Monate. Ein konkretes Ergebnis.

Wir beginnen nicht mit einem grossen Konzeptpapier, sondern mit einem konkreten Prozess. Daraus entsteht Klarheit, Vertrauen und messbarer Nutzen.

01 · Woche 1

Erstgespräch

Wir klären Ausgangslage, Ziele und ob das Angebot passt. 30 Minuten, kostenlos.

→ 30 Min
02 · Woche 2–3

Aufnahme & Bewertung

Ein bis zwei Prozesse strukturiert aufgenommen, nach Nutzen, Aufwand und Risiko bewertet.

→ 2 Workshops
03 · Woche 4–10

Umsetzung

Eine Optimierung mit den vorhandenen Microsoft 365 Mitteln wird umgesetzt und produktiv genommen.

→ 1 produktive Lösung
04 · Woche 11–12

Übergabe & Roadmap

Doku, Schulung der Ansprechperson, Roadmap für 6–12 Monate. Sie können selber weiter.

→ Doku + Roadmap
Der Pilot

M365 Automation Care, die Pilotphase.

Drei Monate Begleitung, ein klar abgegrenzter Scope, ein konkretes Ergebnis. So bekommen Sie Klarheit, wo Automatisierung wirklich wirkt, und sehen am Ende eine Lösung, die produktiv läuft.

  • Kickoff-Workshop mit Geschäftsleitung und operativer Ansprechperson
  • Strukturierte Aufnahme von 1–2 manuellen Prozessen
  • Bewertung nach Nutzen, Aufwand, Risiko
  • Umsetzung einer Optimierung oder eines Flows
  • Kurze, verständliche Dokumentation
  • Monatlicher Check-in über die ganze Laufzeit
  • Roadmap für die nächsten 6–12 Monate
Kein Folgeauftrag-Druck. Endet der Pilot nach 3 Monaten, endet die Zusammenarbeit. Die umgesetzte Lösung, die Doku und die Roadmap bleiben bei Ihnen.
Häufige Fragen

Was Sie sich vermutlich fragen.

Müssen wir vorher etwas ändern, damit der Pilot funktioniert?

Nein. Eine bestehende Microsoft 365 Umgebung (mindestens Business Standard, seit ca. einem Jahr produktiv) und eine Ansprechperson auf Ihrer Seite reichen.

Was, wenn nach dem Pilot kein Folgeauftrag entsteht?

Dann endet die Zusammenarbeit ohne weitere Verpflichtung. Sie behalten die umgesetzte Lösung, die Dokumentation und die Roadmap. Es gibt keine Klauseln, die Sie an ein Folgepaket binden.

Bin ich nach dem Pilot zu einem Care-Paket verpflichtet?

Nein. Die Folgepakete sind ein Angebot, keine Bedingung. Manche Kunden steigen nach dem Pilot in Care S ein, andere wickeln den Pilot ab und übernehmen selber.

Brauchen wir Power Automate Premium?

Nicht zwingend. Wir prüfen das im Kickoff. Wenn doch nötig, klären wir Lizenzbedarf und Kosten transparent vor der Umsetzung, niemals als Überraschung am Ende.

Was, wenn Sie krank werden oder Ihren Hauptjob wechseln?

Ehrliche Antwort: Klartakt ist eine bewusste Nebentätigkeit, ich nehme maximal 2 neue Piloten pro Quartal an. Im Krankheitsfall verschiebt sich die Phase um die fehlende Zeit, ohne Zusatzkosten. Sollte ich die Praxis beenden, übergebe ich vollständige Dokumentation und stelle den Kontakt zu einem Kollegen her.

Was passiert, wenn unsere Microsoft 365 Lizenz wegfällt oder sich ändert?

Wir setzen bewusst auf Funktionen, die in Business Standard enthalten sind. Sollte ein zukünftiger Lizenzwechsel den Flow brechen, dokumentieren wir den Fallback (z. B. zurück zu Excel + Outlook). Sie sind nie eingesperrt.

Wie steht es um den Datenschutz?

Wir arbeiten in Ihrer Microsoft 365 Umgebung, Daten bleiben bei Ihnen, keine externe Datenhaltung. Auf Wunsch ergänzen wir die Zusammenarbeit mit einer schriftlichen Auftragsbearbeitungs-Vereinbarung.

Können Sie auch mit Copilot oder anderen AI-Themen helfen?

Sinnvolle AI Use Cases nehmen wir auf, sobald Ihre Prozesse die saubere Datengrundlage dafür bieten. Im Pilot legen wir genau diese Grundlagen, meist ohne dass Copilot in den ersten 3 Monaten produktiv wird.

Über mich

Wer dahintersteckt.

Thomas Flatau, Klartakt

Thomas Flatau

Dipl. Wirtschaftsinformatiker HF · Klartakt

Ich bin diplomierter Wirtschaftsinformatiker HF und arbeite tagsüber als System Engineer in einer Schweizer Organisation an Microsoft 365 Themen. Nebenberuflich begleite ich KMU in der Zentralschweiz dabei, das vorhandene Microsoft 365 Umfeld pragmatisch besser zu nutzen.

Mit über 15 Jahren IT-Praxis in der Schweiz, davon 9 Jahre als ICT-Support in einem Schweizer KMU, kenne ich den Alltag dort genau. Excel Listen, die zur Datenbank werden. E-Mail Freigaben, die niemand mehr nachvollziehen kann. SharePoint Sites, die ohne Struktur wachsen. Genau dort setze ich an.

Ich arbeite bewusst mit wenigen Kundinnen und Kunden, dafür langfristig. Mein Anspruch ist, dass Sie nach dem Pilot mehr Klarheit haben als vorher, nicht mehr Komplexität.

Hauptberuf
System Engineer, Schweizer Organisation
Erfahrung
15+ Jahre IT in der Schweiz, davon 9 in KMU
Region
Zentralschweiz · Sitz Kriens, Luzern
Sprache
Deutsch, bei Bedarf Englisch
Nach dem Pilot · optional

Schlanke Folgepakete für die monatliche Betreuung.

Care S CHF 290
2h/Monat · Status Call · Reaktion 3 Werktage
Care M CHF 590
5h/Monat · 60-Min Call · Quartalsreview
Care L CHF 990
9h/Monat · Vorortpräsenz · Mini-Umsetzung
Kontakt

Bereit für weniger Prozess­chaos?

Schreiben Sie kurz, in welchem Betrieb Sie tätig sind und welches Thema Sie aktuell beschäftigt. Ich melde mich innert 2 Werktagen mit einem Terminvorschlag, oder mit der ehrlichen Einschätzung, dass das Angebot in Ihrer Situation nicht passt.

Region
Zentralschweiz · Sitz Kriens, Luzern
Antwortzeit
Innert 2 Werktagen

Erstgespräch anfragen

Alle Felder ausser „Telefon" sind nötig. Antwort innert 2 Werktagen.

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